arrow_drop_up arrow_drop_down
3 stappen naar een duidelijk HR-beleid en procedures.

3 stappen naar een duidelijk HR-beleid en procedures.

2020/04/16 - Hoe ga je als organisatie om met vragen van werknemers en hoe organiseer je je zodat het duidelijk is voor de werknemer wat men kan verwachten?

Het was niet de eerste keer dat ze naar HR zou bellen. Carina heeft er geen zin meer in. Hoe kon ze eindelijk antwoord krijgen op haar vragen?

 

Na 6 weken ziekte heeft Carina het initiatief genomen om terug te komen werken. De reden waarom ze ziek werd ligt echter bij haar werkgever: door een gebrek aan ergonomische oplossingen heeft ze het moeilijk om langer dan 6 uren recht te staan. De arbeidsgeneesheer heeft aanbevolen maatregelen te treffen.

 

Hoe ga je als organisatie om met vragen van werknemers en hoe organiseer je je zodat het duidelijk is voor de werknemer wat men kan verwachten?

 

Hieronder 3 tips om een transparant HR-beleid uit te stippelen.

 

1. Ontwikkel en verspreid een werknemershandboek.

 

Conflicten zijn onvermijdelijk, maar ze zijn niet onoverkomelijk. Duidelijk communiceren wat de verwachtingen zijn, vermindert verwarring en frustratie. Door duidelijke richtlijnen vast te leggen voor je werknemers help je hen onnodige problemen te vermijden en kunnen ze zich meer focussen op hun taken.

Een organisatiehandboek is een boek met spelregels voor je organisatie en werknemers. Het verduidelijkt de verwachtingen van de organisatie en beschrijft wat wel en geen aanvaard gedrag is. Het is een waardevol hulpmiddel wanneer je te maken krijgt met problemen van werknemers, conflicten oplossen en bescherming wanneer je deze nodig hebt. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld geen verlof meer heeft kan je verwijzen naar de verlofrichtlijnen in het handboek. Door het neer te schrijven is er minder kans op misverstanden.

 

Hieronder vind je enkele onderwerpen die je kan opnemen in het handboek van uw organisatie. 

 

• Gedragscode 

• Communicatiebeleid 

• Beleid voor ongewenst gedrag

• Compensation- and benefitsbeleid 

• Aanwerving- en ontslagbeleid 

• Erkenningspagina

 

2. Hou regelmatig functioneringsgesprekken.

 

Regelmatig de prestaties van jouw team evalueren toont dat je wil investeren in je mensen en hun groei als waardevol lid van het team. Door hier op gezette tijdstippen op te focussen vang je twee vogels met 1 steen: je houdt in het oog of de doelen zullen behaald worden én je kan inzetten op wenselijk gedrag. Dat gedrag is een onderdeel van hoe die doelen bereikt worden.

 

Suggesties om succesvolle check-ins en evaluatiegesprekken te organiseren:  

 

• Stem regelmatig af met werknemers hoe het met hen gaat. Hierdoor ontwikkel je een open communicatie om bij te sturen en feedback te geven. 

• Managers besteden aandacht aan hoe ze hun team het beste kunnen ondersteunen en begeleiden met positieve feedback op de punten waar ze graag verbetering zien. Doordat leidinggevende werknemers helpen om hun gedrag en acties bij te sturen voor het een probleem wordt, bouwen ze vertrouwen en zelfvertrouwen op en is de kans groter dat de bedrijfsdoelen worden gehaald. 

• Moedig leidinggevenden aan om zich te richten op de sterktes en bijdragen van de werknemers tijdens evaluatiegesprekken en regelmatig af te stemmen met hun teamleden. 

 

3. Creëer een werknemersontevredenheidsbeleid.

 

Een werknemersontevredenheidsbeleid biedt werknemers een platform om over hun bezorgdheden te spreken voor deze uitgroeien tot problemen.

 

Volg deze stappen om een beleid uit te stippelen: 

 

• Duid een persoon aan om deze bezorgdheden te behandelen. 

• Stippel uit welke stappen werknemers kunnen nemen om hun bezorgdheden te rapporteren.  

• Onderzoek alle klachten. 

• Bezorg tijdsgebonden informatie tijdens het proces. 

• Archiveer het proces. 

• Neem het werknemersontevredenheidsbeleid op in je werknemershandboek. 

• Deel het beleid en moedig je werknemers aan om het te gebruiken. 

• Hanteer een opendeurpolitiek. Bedank je werknemer om zijn bezorgdheden te delen en feedback te geven en beloof dat je het verder zal opvolgen om de bezorgdheden weg te werken. Deze erkenning toont aan je er bent voor je team en je hen waardeert als individuen en niet enkel als collega.

 

Een uitgestippeld HR-beleid betekent niet dat je over álles transparant moet zijn. Er zijn zaken waar je marge kan laten (zoals loonbeleid). Het zorgt er vooral voor dat interpretatie nauwer wordt gedefinieerd.

 

Het HR-beleid is een dynamisch instrument. De noden van de onderneming en werknemers evolueren. Stuur daarom af en toe bij. Het is op die manier ook een instrument om met je werknemers te communiceren dat je met hun welzijn bezig bent.

Wil je praten over de zaken die 

je uit balans brengen?  

Mogen we je cookies aanbieden?