arrow_drop_up arrow_drop_down
Ebook: Hoe omgaan met

Ebook: Hoe omgaan met "moeilijke" werknemers?

2020/04/23 - Zijn jouw werknemers soms aan het discussiëren of blijven bepaalde conflicten hangen? In elke organisatie, zoals in het leven, zijn er mensen die het moeilijk hebben met elkaar. 


Hoe ga ik om met "moeilijke" collega's?

Een praktische gids om met “moeilijke” werknemers om te gaan.

Inhoudstabel:

Pg 3 Inleiding


Pg 4 Hoe met “moeilijke” werknemers om te gaan. 


Pg 10 De top 3 redenen waarmee je je werknemers boos maakt. 


Pg 16 Hou hetzelfde ritme: Hoe maak je duidelijke afspraken?  


Pg 20 De uitdaging om altijd positief te blijven. 


Inleiding

Zijn jouw werknemers soms aan het discussiëren of blijven bepaalde conflicten hangen? In elke organisatie, zoals in het leven, zijn er mensen die het moeilijk hebben met elkaar.


Conflicten ontstaan, en als we ze ongemoeid laten, hebben ze een grote impact op jouw zaken.


Als leidinggevende is het aan jou conflicten op te lossen en structuur in de chaos te brengen.


Maar voordat je alle schuld legt bij “moeilijke” werknemers is het nodig dat je de onrust binnen je organisatie onderzoekt. Door eerst op onderzoek te gaan vermijd je  gefrustreerde, ongemotiveerde en ongeëngageerde werknemers die door de problemen de oplossingen niet langer vinden.  


In dit e-book leer je hoe je omgaat met "moeilijke" werknemers en hoe je een werkomgeving creëert waar je mensen zich gewaardeerd, ondersteund en gerespecteerd voelen zodat jouw organisatie tot de beste resultaten komt.


Hoofdstuk 1: Hoe omgaan met "moeilijke" werknemers.


Hoe omgaan met "moeilijke" werknemers.

Negatieve werknemers creëren een sfeer van onenigheid. Dit heeft op iedereen effect. Ze hebben een negatieve impact op zowel de cultuur, motivatie, prestaties en hebben zo effect op de resultaten. Negatieve werknemers hebben ook een hoge risicofactor. Klachten over hun gedrag kunnen leiden tot grensoverschrijdend gedrag als ze niet correct worden aangepakt. Toelaten dat "moeilijke" werknemers de werkvloer negatief beïnvloeden is slecht voor de resultaten. Als deze negatieve werknemers contact hebben met je klanten leidt dit uiteindelijk tot verlies van klanten. Het is onaangenaam werknemers aan te spreken op hun gedrag, maar door hen snel attent te maken vermijd je verdere gevolgen.



De meest voorkomende effecten van negatieve werknemers: 


1. Lagere werknemerstevredenheid. 

2. Lagere productiviteit. 

3. Negatief effect op de prestaties van anderen. 

4. Verlies van klanten. 

5. Juridische aansprakelijkheid.


Laat ons kijken naar de 4 meest voorkomende types "moeilijke" werknemers en hoe hen aan te pakken.


1. De atoombom

Werknemers die vanuit het niets extreem emotioneel reageren. Het komt vaak voor dat werknemers van mening verschillen. Wanneer deze conflicten de norm worden in plaats van uitzondering pakken we dit meteen aan. Atoombommen komen uit het niets en ontploffen overal. Ze kunnen zich gemakkelijk aangevallen voelen, zijn onvoorspelbaar en zorgen voor chaos. Ze zijn verbaal agressief , intimiderend en negeren procedures. 


Wanneer je dit gedrag opmerkt of men je inlicht over deze situaties, is het belangrijk meteen de werknemer aan te spreken. Begin door de situatie uit te leggen. Hou je bij het gedrag, niet de persoon. Benoem de details rond hun probleemgedrag en wat dit niet efficiënt maakt. 


Tot slot communiceer je manieren om het in de toekomst anders aan te pakken en consequenties wanneer het gedrag aanhoudt.  Bevestig hen in hun emotie en luister. Laat deze medewerkers weten dat je er bent om te helpen en bied alternatieven aan om hun emoties op een aanvaardbare manier te uiten. Het is mogelijk dat je met emotionele werknemers op gezette tijden samen zit zodat ze op regelmatige momenten kunnen ventileren. 


2. De Pester

Dit zijn zure werknemers die luidruchtig en aanvallend zijn en tactieken gebruiken om anderen te intimideren. Bij deze werknemers draait het om macht en alles naar zich toe trekken. De redenen van deze werknemer zijn uiteenlopend: Ze willen controle en zijn met hun eigen carrière bezig... 


Hou er rekening mee dat pestgedrag zelden eenmalig is. Pesters zijn doorzetters en doortastend. 


Het belangrijkste in deze situaties is dat je je professionele houding niet laat varen. Ga niet in de tegenaanval en blijf kalm. Een reactie uitlokken hoort bij de strategie van de pester. Wanneer je je tot de pester richt is het belangrijk te verwoorden wat je gezien hebt. Bijvoorbeeld: “Ik heb gezien dat je vaak op de schermen van je collega’s kijkt, zij hebben de indruk dat hun privacy niet wordt gerespecteerd.” Wees duidelijk en maak duidelijk wat de consequenties zijn als dit gedrag blijft aanhouden. 


Sanctieprocessen 

Stap 1. Bevraag alle partijen om de feiten te verzamelen.

Stap 2. Onderzoek of er al vorige overtredingen zijn geweest in het dossier van de werknemer. 


Stap 3. Bekijk de richtlijnen en procedures om de volgende stappen te verduidelijken. 


Stap 4. Beslis of actie nodig is zoals voorwaardelijke termijnen of ontslag.  


Stap 5. Organiseer training en workshops om in de toekomst problemen met de pester te vermijden.


3.  De negativo

Behandel dit probleem vanuit het standpunt dat dit negatief gedrag effect heeft op het team en de productiviteit. Stel je begripvol op en ga na waar dit gedrag vandaan komt, van het werk of iets privé en laat hen weten dat er hulp geboden wordt als ze daar nood aan hebben. Het helpt als je begint door aan te geven dat je ook met hun welzijn bezig bent. Geef aan dat je hebt opgemerkt dat ze negatief zijn en vraag wat je kan doen om te helpen. Zelfs als ze niet meteen aangeven wat hun persoonlijke situatie is, is dit een eerste stap om het probleem bespreekbaar te maken en samen een oplossing te formuleren. 


Als je geen resultaat ziet na een redelijk tijd is het aan te raden alle observaties en conversaties rond het negatieve gedrag van je werknemer te documenteren zodat je deze kan meenemen in de functioneringsgesprekken. Hou het professioneel, specifiek en duidelijk. Dit zal je een duidelijk beeld geven van hun vooruitgang en de situatie. 


Het is belangrijk je te focussen op de feiten zodat je zelf niet betrokken wordt en men je discriminatie of ongewenst gedrag kan aanwrijven. Schrijf bijvoorbeeld niet “Frank is altijd op zoek naar conflicten”, maar “Verscheidene groepsprojecten hebben ertoe geleid dat we kunnen concluderen dat het voor anderen een uitdaging is met Frank samen te werken."


4. De sociale vlinder

Enkele extra tips: 

• Spreek vooraf af met je team waar en op welke tijdstippen pauzes kunnen genomen worden.  

• Als werknemers nood hebben aan concentratietijd, ontwerp dan een manier zodat ze niet gestoord worden. Bv door een duidelijk teken te plaatsen op het bureau, met hoofdtelefoons te werken, een concentratie tijdsslot, ...


We hebben allemaal al eens een collega gehad die er zijn of haar persoonlijke missie in ziet van elke situatie een feestje te maken, ook al is het midden van de werkdag.


Ze slagen erin om de hele dag over alle mogelijke thema’s te praten zonder er rekening mee te houden of de tijd, context of plaats het toelaten. 


Als leidinggevende is het aan jou deze werknemers in het oog te houden. Tegelijk wil je niet als de pretbederver overkomen. Het is belangrijk je team te helpen door een gezonde balans te ontwikkelen tussen gezelligheid en de nodige resultaten bereiken.

Geef met specifieke voorbeelden aan hoe hun gedrag een negatieve impact heeft op de productiviteit. 


Hoofdstuk 2: De top 3 fouten waarmee managers hun werknemers gek maken.


Tips om een moeilijke conversatie gemakkelijker te maken: 


1. Wees moedig, laat je niet leiden door angst om je werknemer overstuur te maken. Hoewel het in eerste instantie vervelend aanvoelt zal je werknemer je dankbaar zijn om het probleem op tafel te leggen en samen op zoek te gaan naar een oplossing


2. Verzamel de feiten. Door gedocumenteerde en gestaafde voorbeelden is het eenvoudiger om deze te kaderen ten opzichte van de verwachtingen. 


3. Hou het professioneel. Laat je emoties zoveel mogelijk achterwege.  Wees duidelijk en ondersteunend. Vermijd feedback zoals “Ik ben teleurgesteld”. Als de situatie te emotioneel geladen wordt kan je pauze nemen of voorstellen het gesprek op een ander tijdstip te voeren. 


4. Kies de juiste setting. Lunches zijn meestal geen goed idee om emotioneel beladen gesprekken te voeren.


1. Deelnemen aan emotionele confrontaties.


Door objectief te zijn blijf je professioneel. Jouw team verwacht van jou als leidinggevende dat je afbakent welk gedrag geaccepteerd wordt. 


Door af en toe uit te vliegen of je zelfbeheersing te verliezen geef je ongewild aan dat dat geaccepteerd gedrag is. Zelfbeheersing in uitdagende situaties helpt om een stabiele teamcultuur uit te bouwen gebaseerd op wederzijds respect en gezonde vormen van communicatie.


Hierna volgen enkele suggesties om te vermijden dat je in de dramaval terechtkomt: 


• Word je geconfronteerd met een onaangename conversatie? Ga volgende zaken na: wat zijn de feiten? Wat helpt in deze situatie? Is het noodzakelijk in deze situatie? Bouw je reactie op aan deze kapstokken. 

• Indien je slecht nieuws moet brengen, begin met iets positief. 

• Heb oog voor de houding, reacties en woordgebruik van je werknemers terwijl de conversatie evolueert. 

• Door kalm te blijven zorg je ervoor dat je een gemeenschappelijk doel nastreeft. 

• Kies een passende omgeving om persoonlijke gesprekken te voeren. Kan je er ongestoord praten?


2. Werknemers onderwaarderen.


 Werknemers hebben appreciatie nodig voor de geleverde prestaties. Een gebrek aan appreciatie zorgt voor burn-out en zuurheid. Het resultaat is dan ongeëngageerde werknemers die uitkijken naar betere mogelijkheden in een andere omgeving. Nog voor deze situatie zich voordoet heeft hun motivatie effect op omzet, productiviteit, cultuur, de reputatie van je bedrijf en zo ook de aantrekkelijkheid van je bedrijf voor kandidaten. Werknemers die zich gewaardeerd voelen delen hun werkvreugde en zijn geëngageerd om af en toe extra prestaties te leveren en zich flexibel op te stellen.


Enkele manieren om je werknemers te ondersteunen in hun carrière: 

• Neem de tijd om hen te bedanken voor hun prestaties. 

• Erken de impact die hun werk heeft op de activiteiten van de organisatie. 

• Neem hen onder je hoede en inspireer door hen te betrekken bij nieuwe projecten

• Moedig hen aan opleidingen te volgen en te netwerken

• Voorzie een ontwikkelingsplan om hen te helpen hun doelen te bereiken.


Leuke manieren om je werknemers te belonen:

1. Ga met je werknemers lunchen. Vermijd werk als gespreksthema en leer je werknemers op een persoonlijkere manier kennen.


 2. Bedrijfskledij of andere items. Een bedrijfst-shirt, mok, … zijn eenvoudige relatief goedkope manieren om appreciatie te tonen.


 3. Geef een voorbeeldwerknemer een VIP parkeerplaats voor een week of maand. 


4. Onverwacht later mogen beginnen of vroeger mogen stoppen zijn altijd motivatoren


5. Voorzie een plek waar collega’s elkaar waardering kunnen tonen.


6. Unieke beloningen gekoppeld aan het behalen van 

vooraf bepaalde resultaten. Zoals een bestedings-

budget


3. Werken in silos


Werknemers die werken in een omgeving waar communicatie verwaarloosd wordt voelen zich geïsoleerd, zijn ongemotiveerd, ongeëngageerd en niet toegewijd voor de organisatie. Door geen overzicht te hebben op de impact van hun inspanningen voelen ze alsof alles wat ze doen voor niets is. Ze gaan zich afvragen waarom ze zo hard werken. Hun productiviteit zal dalen en ze zullen interesse verliezen in hun job. De kans is groot dat ze op termijn ergens anders zullen solliciteren.


Hieronder vind je enkele manieren om op een open manier van gedachten te wisselen met je werknemers: 

• Elke werknemer heeft zijn eigen communicatiestijl. Hou hier rekening mee en stuur je eigen stijl meer in hun richting.  

• Hou regelmatig teammeetings zodat je werknemers een platform hebben om ideëen te delen, frustraties en uitdagingen te ventileren. Geef hen een agenda dat een tijdsslot voorziet om bezorgdheden en ideëen te delen. 

Moedig je werknemers aan om vragen te stellen, bezorgdheden te delen en ideëen te delen om problemen aan te pakken. Hiermee bouw je een basis van vertrouwen en een creatieve cultuur. Jouw werknemers voelen zich graag belangrijk, veilig en houden ervan dat hun

mening wordt gerespecteerd.


Hoofdstuk 3: Bewaar de vrede: Hoe zorg je voor een duidelijk beleid en procedures?


1. Ontwikkel en verspreid een werknemershandboek.


Conflicten zijn onvermijdelijk, maar ze zijn niet onoverkomelijk. Duidelijk communiceren wat de verwachtingen zijn, vermindert verwarring en frustratie. Door duidelijke richtlijnen vast te leggen voor je werknemers help je hen onnodige problemen te vermijden en kunnen ze zich meer focussen op hun taken.


Een organisatiehandboek is een boek met spelregels voor je organisatie en werknemers. Het verduidelijkt de verwachtingen van de organisatie en beschrijft wat wel en geen aanvaard gedrag is. Het is een waardevol hulpmiddel wanneer je te maken krijgt met problemen van werknemers, conflicten oplossen en bescherming wanneer je deze nodig hebt. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld geen verlof meer heeft kan je verwijzen naar de verlofrichtlijnen in het handboek. Door het neer te schrijven is er minder kans op misverstanden.


Hieronder vind je enkele onderwerpen die je kan opnemen in het handboek van uw organisatie. 


• Gedragscode 

• Communicatiebeleid 

• Beleid voor ongewenst gedrag

• Compensation and benefitsbeleid 

• Aanwerving- en ontslagbeleid 

• Erkenningspagina


2. Hou regelmatige functioneringsgesprekken.


Regelmatig de prestaties van jouw team evalueren toont dat je wil investeren in je mensen en hun groei als waardevol lid van het team. Door hier op gezette tijdstippen op te focussen vang je twee vogels met 1 steen: je houdt in het oog of de doelen zullen behaald worden én je kan inzetten op wenselijk gedrag. Dat gedrag is een onderdeel van hoe die doelen bereikt worden.


Suggesties om succesvolle check-ins en evaluatiegesprekken te organiseren:  


• Stem regelmatig af met werknemers hoe het met hen gaat. Hierdoor ontwikkel je een open communicatie om bij te sturen en feedback te geven. 


• Managers besteden aandacht aan hoe ze hun team het beste kunnen ondersteunen en begeleiden met positieve feedback op de punten waar ze graag verbetering zien. Doordat leidinggevende werknemers helpen om hun gedrag en acties bij te sturen voor het een probleem wordt, bouwen ze vertrouwen en zelfvertrouwen op en is de kans groter dat de bedrijfsdoelen worden gehaald. 


• Moedig leidinggevenden aan om zich te richten op de sterktes en bijdragen van de werknemers tijdens evaluatiegesprekken en regelmatig af te stemmen met hun teamleden. 


3. Creëer een werknemersontevredenheidsbeleid.


Een werknemersontevredenheidsbeleid biedt werknemers een platform om over hun bezorgdheden te spreken voor deze uitgroeien tot problemen.


Volg deze stappen om een beleid uit te stippelen: 


• Duid een persoon aan om deze bezorgdheden te behandelen. 

• Stippel uit welke stappen werknemers kunnen nemen om hun bezorgdheden te rapporteren.  

Onderzoek alle klachten. 

• Bezorg tijdsgebonden informatie tijdens het proces

• Archiveer het proces. 

• Neem het werknemersontevredenheidsbeleid op in je werknemershandboek

• Deel het beleid en moedig je werknemers aan om het te gebruiken. 


• Hanteer een opendeurpolitiek. Bedank je werknemer om zijn bezorgdheden te delen en feedback te geven en beloof dat je het verder zal opvolgen om de bezorgdheden weg te werken. Deze erkenning toont aan je er bent voor je team en je hen waardeert als individuen en niet enkel als collega.


Hoofdstuk 4:    Positief leiderschap + Een positieve bedrijfscultuur = Tevreden werknemers


Door de missie, visie en strategie te communiceren;  de normen, waarden en principes toe te lichten, tot het bieden van betrouwbaar leiderschap. Hoe je je werknemers ondersteunt heeft invloed op je team, hun prestaties en productiviteit. 


Werknemers bloeien open in een positieve bedrijfscultuur waar ze ondersteund, gewaardeerd en vertrouwd worden. In een negatieve cultuur zien we catastrofale gevolgen zoals gefrustreerde werknemers, productiviteitsverlies, klanten- en omzetverlies. De bedrijfs- of teamcultuur maakt of kraakt je zaken. Door een eerlijke en open blik te werpen op je team krijg je een waardevol inzicht in waarom sommige van je werknemers worstelen en hoe je helpt een negatieve cultuur om te keren.


Enkele tips om een positieve bedrijfscultuur te ontwikkelen: 


•   Eerlijkheid

•   Doelgerichtheid

•   Gehoord worden

•   Vertrouwen

•   Erkenning. 


Zijn jouw werknemers soms aan het discussiëren of blijven bepaalde conflicten hangen? In elke organisatie, zoals in het leven, zijn er mensen die het moeilijk hebben met elkaar. Conflicten ontstaan, en als we ze ongemoeid laten, hebben ze een grote impact op jouw zaken. Als leidinggevende, is het aan jou conflicten op te lossen en structuur in de chaos te brengen. Maar voordat je alle schuld legt bij “moeilijke” werknemers is het nodig dat je de onrust binnen je organisatie onderzoekt. Dit levert gefrustreerde, ongemotiveerde en -geëngageerde werknemers die door de problemen de oplossingen niet langer vinden.  In dit e-book leer je hoe je omgaat met moeilijke werknemers en hoe je een werkomgeving creëert waar je mensen zich gewaardeerd, ondersteund en gerespecteerd voelen zodat jouw organisatie tot de beste resultaten komt.


Meer blogs en informatie? BeYOE.be vicverdonck@beyoe.be 0474492209


Bij BeYOE veranderen we het leven van onze klanten: KMO werkgevers.

Door in te zetten op communicatie en begrip en door feiten van fabels te leren onderscheiden komen we tot hogere werknemerstevredenheid en minder ziekteverzuim.


Expertises:

Persoonlijkheidstypen

Conflictbenadering

Gedrags- en communicatie-expert

KMO-markt Loopbaanbegeleiding

Corporate en enterprise bedrijven Opleiding en begeleiding

Wil je praten over de zaken die 

je uit balans brengen?  

Mogen we je cookies aanbieden?