Welke invloed heeft de werkomgeving? 

2020/07/30 – Hoe comfortabel voel je je je nu? Is jouw omgeving te warm? Te koud? Te luidruchtig?Al deze factoren kunnen van invloed zijn op hoe goed we ons werk kunnen doen, maar de impact van de werkomgeving op de motivatie en de betrokkenheid van de werknemers is complexer dan je in eerste instantie zou denken. 

Ten eerste is er de perceptie die Frederick Herzberg en zijn collega’s in 1959 als onderdeel van hun Two Factor Theory of motivation benadrukten. Herzberg ontdekte dat het bieden van een comfortabele omgeving en visie de motivatie niet drastisch verhoogt tot een voorheen onbereikbaar niveau, maar het neemt wel de mogelijke oorzaken van ontevredenheid weg.

Ten tweede kan een goed ontworpen werkomgeving verder reikende, psychologische effecten hebben. In wezen kan een grote kantoorruimte met luxe en extra’s ervoor zorgen dat de medewerkers zich gewaardeerd voelen – wat de drijfveer is voor betrokkenheid en intrinsieke motivatie.Wat is de impact van kantoorinrichting op de motivatie van medewerkers?Zelfs kleine veranderingen in onze werkomgeving kunnen een grote impact hebben op de prestaties. Voordat Herzbergs onderzoek naar de houding op het werk begon, waren onderzoekers in staat om de productiviteit van werknemers van een Western Electric-fabriek te verhogen door eenvoudigweg het licht zachter of feller te doen branden.De Hawthorne Studies (Mayo 1933; Roethlisberger & Dickson 1939) toonden aan dat veranderingen in onze werkomgeving niet van invloed zijn op onze werkomgeving omdat zij ons “goed laten voelen”, maar omdat ze mensen binnen de organisatie duidelijk maken dat hun welzijn gewaardeerd wordt.Meer recentelijk heeft een onderzoek van de Britse overheid aangetoond dat er een ‘diepgaand’ verband bestaat tussen kantoorinrichting en de motivatie van de werknemers. Een goed ontworpen ruimte kan meer verbinding, samenwerking en autonomie bevorderen – allemaal belangrijke factoren die bijdragen aan betrokkenheid – terwijl een slecht ontwerp werknemers het gevoel kan geven dat ze zich niet betrokken en ongeïnspireerd voelen.Hokjeskantoren vs. open kantorenHokjeskantoren zijn het perfecte voorbeeld van een weinig inspirerende werkomgeving, maar ook een van de snelste manieren om het moreel en de productie van werknemers te verminderen. Het andere uiterste is het open kantoorplan, maar er is steeds meer bewijs dat open kantoren de productiviteit kunnen verminderen.Talrijke studies hebben aangetoond dat er een verband bestaat tussen een gebrek aan controle op de werkplek en de stress op het werk. Als we weinig tot geen controle hebben over onze werkomgeving, gekoppeld aan hoge eisen bij het uitvoeren van taken, resulteert dit in een schadelijke belasting van het werk – wat zelfs kan leiden tot stress-gerelateerde 

Zijn flexibele werkplekken het antwoord?

Hoe zorg je voor een gevoel van controle op kantoor? Gelukkig is er een antwoord in de vorm van een veelbelovend initiatief van MIT dat bekend staat als “agile workspaces” -flexibele ruimtes die aanpasbaar zijn aan de behoeften en activiteiten van medewerkers.Agile werkplekken stellen medewerkers in staat om te zweven tussen specifieke zones, zoals ‘focus’-zones voor individueel werken, ‘connect’-zones voor samenwerking met collega’s en ‘vitaliteit’-zones waar mensen kunnen ontspannen. Het ontwerp van flexibele werkplekken is gebaseerd op echte gegevens om de beste ratio’s uit te werken om een reeks activiteiten te ondersteunen en de productiviteit te maximaliseren.

In tegenstelling tot “hot desking”, waar mensen aan elk beschikbaar bureau kunnen zitten (op basis van “wie het eerst komt, het eerst maalt”), biedt flexibel werken meer dan alleen het optimaliseren van de ruimte; het biedt ruimte voor verschillende soorten werk, waardoor werknemers kunnen voldoen aan de vraag, wat op zijn beurt de productiviteit en betrokkenheid verhoogt. Het is ook een van de meest effectieve manieren om vlakke hiërarchieën en meer teamgeoriënteerde organisatiestructuren te ondersteunen – ongeacht de grootte.

Het pleidooi voor bedrijfslunches en betere technologie.Een andere manier om meer verbinding en samenwerking te creëren is om collega’s aan te moedigen om samen te lunchen. Dit vaak over het hoofd geziene initiatief heeft veel potentieel om nieuwe communicatielijnen tussen verschillende teams op kantoor te openen en creatieve ideeën te genereren. Uit een studie uit 2015 van onderzoekers van de Cornell University bleek dat samen eten de teamprestaties verbeterde, waarbij het coöperatieve gedrag twee keer zo hoog bleek te zijn.

“VERANDERINGEN IN ONZE WERKOMGEVING HEBBEN EEN IMPACT, NIET OMDAT ZE ONS EEN “GOED GEVOEL” GEVEN, MAAR OMDAT ZE MENSEN BINNEN DE ORGANISATIE DUIDELIJK MAKEN DAT HUN WELZIJN WORDT GEWAARDEERD.”

Do’s en Don’ts van de werkomgevingHet herstellen van de airconditioning, het aanbieden van gratis eten en de overstap naar een open kantoorruimte lijken misschien de gemakkelijkste manier om een positieve impact te hebben op de mensen binnen uw organisatie, maar er is iets meer voor nodig dan dat. Hier zijn een paar punten om in gedachten te houden:

Creëer aparte ruimtes voor focus, samenwerking en ontspanning
Geef mensen de keuze waar, wanneer en hoe ze werken.
Moedig collega’s aan om samen te eten en tijd door te brengen tijdens de lunch.   

“VERANDERINGEN IN ONZE WERKOMGEVING HEBBEN EEN IMPACT, NIET OMDAT ZE ONS EEN “GOED GEVOEL” GEVEN, MAAR OMDAT ZE MENSEN BINNEN DE ORGANISATIE DUIDELIJK MAKEN DAT HUN WELZIJN WORDT GEWAARDEERD.”.